Keperluan Alat :
· Kursi dan meja
· Plat form
· Karpet, red carpet
· Meja mimbar / podium
· Bulletin board
Aminities ( vas bunga, note, pen, air mineral, goodie bag)
·
·
Ruang sidang :
· Conference style
· Hollow square
· U-shape
· Horseshoe
Fasilitas penunjang :
-Screen
-LCD
-Audio equipment
-LCD
-Audio equipment
2. Jenis-jenis acara makan dan minum dengan menyediakan round table.
1. Morning Break
2. Afternoon Break
3. Lunch Menu
4. Conference Dinner
1. Morning Break
2. Afternoon Break
3. Lunch Menu
4. Conference Dinner
AKomodasi yang harus disediakan :
-Shuttle Service
Untuk menjemput dan mengantarkan peserta konvensi dari tempat konvensi ke hotel juga sebaliknya, dari bandara ke hotel juga sebaliknya, dan untuk keperluan tour.
-Reservation form dari hotel
Form ini dibutukan untuk mereservasi kamar untuk tempat tinggal peserta selama konvensi berlangsung. Peserta konvensi berkisar antara 100 orang,peserta akan disebar dalam 2 hotel berdekatan.
-Food & Beverage
Banquet berkapasitas +/- 150 orang
Jenis kualitas makanan yang dihidangkan sebaiknya International cuisine mengingat peserta berasal dari berbagai belahan dunia.
Kebersihan dan sanitasi makanan dan alat alat nya harus terjaga dan diperhatikan.
Pengaturan menu selama konvensi juga perlu diperhatikan agar komposisinya tidak berlebihan dan tidak kekurangan. Peserta sebaiknya diberikan : makan pagi, makan siang, makan malam, coffee break, dan cocktail reception pada malam terakhir konvensi. Tujuan diadakannya cocktail reception ini adalah sebagai malam keakraban antar sesama peserta.
Meminta data dari peserta yang melakukan diet agar disiapkan menu khusus.
-Shuttle Service
Untuk menjemput dan mengantarkan peserta konvensi dari tempat konvensi ke hotel juga sebaliknya, dari bandara ke hotel juga sebaliknya, dan untuk keperluan tour.
-Reservation form dari hotel
Form ini dibutukan untuk mereservasi kamar untuk tempat tinggal peserta selama konvensi berlangsung. Peserta konvensi berkisar antara 100 orang,peserta akan disebar dalam 2 hotel berdekatan.
-Food & Beverage
Banquet berkapasitas +/- 150 orang
Jenis kualitas makanan yang dihidangkan sebaiknya International cuisine mengingat peserta berasal dari berbagai belahan dunia.
Kebersihan dan sanitasi makanan dan alat alat nya harus terjaga dan diperhatikan.
Pengaturan menu selama konvensi juga perlu diperhatikan agar komposisinya tidak berlebihan dan tidak kekurangan. Peserta sebaiknya diberikan : makan pagi, makan siang, makan malam, coffee break, dan cocktail reception pada malam terakhir konvensi. Tujuan diadakannya cocktail reception ini adalah sebagai malam keakraban antar sesama peserta.
Meminta data dari peserta yang melakukan diet agar disiapkan menu khusus.
Untuk mengisi waktu bagi peserta yang didampingi oleh istri dan sekretaris kita dapat megadakan berbagai hal yang berkaitan dengan ladies program. Misalnya seperti,shopping tours,seminar kewanitaan,dsb.
4. Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik yang kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.
Penyetingan ruang sesuai dengan tema yang akan dibahas maka perlu dekorasi seperti, adanya poster poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi ini, yang diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat. juga penentuan penginapan bagi para peserta meeting.Pada saat cocktail reception kita dapat mengadakan live music show dan games.Pada hari terakhir konvensi ada baiknya kita mengadakan tour ke tempat wisata atau pertunjukkan budaya sebagai refresing bagi mereka sebelum pulang.
